Форму заказа на WordPress подключают к CRM через готовый коннектор, вебхук или API. Но одной передачи имени и телефона недостаточно: в системе должны появиться источник заявки, состав заказа, комментарий покупателя и ответственный менеджер. В статье разберём пошаговую настройку для интернет-магазина: как подготовить форму, проверить обмен данными, настроить статусы и найти причину, если заявка с сайта не попадает в RetailCRM.
Какие данные форма WordPress должна передавать в CRM?
Сначала составьте список полей, которые реально нужны для обработки заказа. Для простого интернет-магазина это имя покупателя, телефон, email, выбранный товар, количество, комментарий, способ доставки и удобный способ связи. Если на сайте есть корзина, CRM должна получить весь состав заказа, а не только текст вроде «заказ с сайта».
Отдельно передавайте источник обращения. У заявки полезно видеть, что она пришла из формы на WordPress, с конкретной страницы товара или из рекламной кампании. Тогда руководитель сможет сравнивать продажи по каналам, а менеджер поймёт контекст обращения ещё до первого звонка.
До подключения проверьте названия и типы полей. Телефон должен уходить в поле телефона, email — в поле электронной почты, а число товаров — в числовое поле или состав заказа. Если форма передаёт все значения одной строкой, CRM не сможет корректно использовать их для фильтров, аналитики и автоматических действий.
Если магазин уже вырос из таблиц и разрозненных заявок, полезно заранее описать будущий обмен данными. В материале как собрать требования к CRM перед внедрением этот этап рассматривается отдельно: он помогает не подключать поля, которыми никто не пользуется.
Как подготовить WordPress перед интеграцией?
Начните с аудита формы. Отправьте тестовую заявку с обычными данными и проверьте четыре места: появилась ли запись в WordPress, пришло ли уведомление на рабочую почту, сохранился ли заказ в журнале плагина и был ли показан посетителю экран успешной отправки. Если запись не сохраняется уже на этом этапе, CRM пока ни при чём.
Для интернет-магазина проверьте каждую форму отдельно. На сайте могут работать форма быстрого заказа, корзина, запрос наличия и форма обратной связи. Их лучше передавать в CRM с разными типами обращений или статусами. Иначе менеджер увидит заявку без понимания, нужно ли принять оплату, уточнить размер или ответить на вопрос о наличии.
Заранее определите, что происходит после отправки. Например, заказ создаётся в статусе «Новая заявка», получает ответственного по очереди и содержит ссылку на страницу товара. Автоматизация должна помогать обработать заказ, но не скрывать ошибки. Поэтому уведомление об успешной передаче стоит отделить от сообщения «форма отправлена».
Перед рабочим запуском сделайте резервную копию настроек WordPress и сохраните список подключённых плагинов. Конфликт плагинов, обновление формы или смена темы может изменить структуру полей. После таких изменений одну тестовую заявку отправляют повторно и сравнивают результат с предыдущим.
Как подключить форму WordPress к RetailCRM?
Конкретный способ зависит от того, какой плагин формы установлен на сайте и какие возможности есть у CRM. На практике встречаются три варианта: готовая интеграция, отправка данных через вебхук и разработка обмена по API.
| Способ | Когда подходит | Что проверить |
|---|---|---|
| Готовый модуль или коннектор | Форма и магазин используют распространённые плагины | Какие поля, товары и статусы он передаёт |
| Вебхук | Форма умеет отправлять данные на внешний адрес после события | Формат запроса, авторизацию и ответ CRM |
| API-интеграция | Нужно передавать состав корзины, источники, статусы и дополнительные условия | Логи, повторную отправку и обработку ошибок |
При любом варианте настройка состоит из одинаковых шагов. Сначала создайте отдельный ключ или учётные данные для обмена. Затем сопоставьте поля формы с полями клиента и заказа в CRM. После этого задайте правило создания сущности: новая заявка должна становиться заказом, обращением или сделкой в зависимости от процесса магазина.
- Создайте тестовый товар и тестовый заказ либо выберите реальный товар с минимальным риском случайной обработки.
- Укажите в форме имя, телефон, email, товар, количество и комментарий.
- Отправьте заявку и проверьте, создалась ли карточка клиента без лишнего дубля.
- Откройте заказ в RetailCRM и сравните каждое значение с тем, что вводили на сайте.
- Проверьте, назначился ли менеджер и появился ли источник заявки.
- После успешного теста отправьте заявку с пустым необязательным полем и проверьте обработку такого сценария.
Особое внимание уделите повторной отправке. Если пользователь дважды нажал кнопку, после сбоя обновил страницу или повторил заказ через несколько минут, интеграция не должна создавать четыре одинаковые карточки. Для этого используют идентификатор заявки, номер заказа или другую проверку уникальности. Какой именно механизм выбрать, зависит от плагина и схемы обмена.
Почему заявки с WordPress не попадают в CRM?
Причину легче искать по цепочке: форма, сайт, интеграционный модуль, CRM. Если заявка не появилась даже в журнале WordPress, проверяют обязательные поля, настройки отправки и ошибки плагина. Если запись на сайте есть, но CRM её не видит, переходят к журналу обмена, ключу доступа и формату запроса.
- Неверное сопоставление полей. Форма отправляет значение под одним названием, а интеграция ожидает другое. В результате имя или телефон остаются пустыми.
- Не передаётся состав корзины. CRM получает контакт покупателя, но не получает товар. Менеджеру приходится вручную открывать сайт и восстанавливать заказ.
- Ошибка доступа. Ключ API удалили, заменили или ограничили права. В журнале обмена обычно появляется код ошибки, поэтому его нужно сохранить до изменения настроек.
- Заявка уходит только на почту. Уведомление менеджеру не доказывает, что данные передались в CRM. Почта и CRM требуют отдельной проверки.
- Фильтр блокирует запрос. Защита WordPress, хостинга или плагина может отклонять внешний запрос. Проверяют серверный журнал и настройки безопасности.
- Дубли клиентов. Система создаёт новую карточку при каждом обращении, потому что не ищет клиента по телефону или email. Нужно настроить правило объединения и проверить его на тестовой базе.
Не меняйте сразу все настройки. Возьмите одну заявку с точным временем отправки, найдите её в журнале WordPress и проследите, был ли исходящий запрос. Такой подход быстрее показывает, на каком участке возник сбой.
Как проверить интеграцию перед запуском рекламы?
Тестируйте не только удачный сценарий. Отправьте заказ с мобильного устройства, повторите клик по кнопке, оставьте необязательное поле пустым и выберите товар с несколькими позициями. Для каждого теста запишите ожидаемый результат: какая карточка создаётся, какой статус получает заказ, кто отвечает за него и какое уведомление видит покупатель.
Проверьте, что менеджер видит заявку в рабочем интерфейсе, а не ищет её в нескольких системах. В карточке должны сохраняться контакт, история действий, источник, товары и комментарий. Если часть данных приходится переносить вручную, интеграция формально работает, но процесс остаётся зависимым от внимательности сотрудника.
После запуска назначьте владельца интеграции. Он следит за ошибками обмена, проверяет заявки после обновлений WordPress и фиксирует изменения формы. Для небольшого магазина достаточно простой инструкции: где смотреть журнал, как отправить тестовую заявку и кому передать ошибку, если заказ не появился в CRM.
Связка WordPress с RetailCRM особенно полезна, когда магазин принимает заказы из нескольких каналов. В CRM можно свести заявки с сайта, историю покупок и дальнейшие статусы обработки. Для руководителя это даёт одну точку контроля, а менеджеру оставляет понятный порядок действий: открыть новую заявку, проверить состав заказа, связаться с покупателем и перевести заказ на следующий этап.
3 шага, которые можно сделать на этой неделе:
- Составьте таблицу полей формы и укажите, куда каждое поле должно попадать в CRM.
- Отправьте пять тестовых заявок с разными сценариями и сравните их с карточками заказов.
- Настройте журнал ошибок и короткую инструкцию для менеджеров, чтобы сбой находили по времени заявки, а не по догадкам.