Это инструкция о том, как организовать приём бэк‑ордеров и предзаказов в RetailCRM, чтобы не терять продажи и не создавать путаницу в учёте. В тексте объясняю, что настроить в CRM, как общаться с клиентом и какие правила внедрить в магазинe в Минске, Гомеле или небольшом городе вроде Вилейки.
Как работают бэк‑ордера и предзаказы в RetailCRM — простой сценарий
Сценарий: одежный магазин в Гродно получил трендовый товар, которого недостаточно на складе. Клиенты интересуются, но товар под заказ.
Что сделать:
- Завести отдельный статус заказа «Предзаказ» и статус резервов «Резерв под предзаказ».
- Создавать карточку заказа с указанием даты ожидаемой поставки и условия предоплаты (если требуется).
- Фиксировать в карточке источник: онлайн, звонок, соцсеть — это поможет отслеживать конверсию предзаказов.
Как сделать в CRM: в настройках статусов добавить новый статус заказа и связать его с уведомлениями для менеджеров и клиентов. Пропишите шаблон сообщения с датой ожидаемой поставки и условиями возврата.
Приём предоплаты и управление ожиданиями клиентов — пример из Минска, электроника
Сценарий: небольшой интернет‑магазин электроники в Минске продаёт дефицитные наушники, часть клиентов готовы оплатить часть суммы или внести предоплату.
Что сделать:
- Ввести поле «предоплата» в карточке заказа и настроить типа оплаты «Частичная». Отображать остаток к оплате.
- Использовать шаблоны уведомлений о поступлении товара и автоматические напоминания за неделю до подтверждённой даты отгрузки.
- Прописать правила возврата предоплаты в случае задержки поставки.
Как сделать в CRM: включите обработку частичных оплат, свяжите платежи с заказом и настройте автоматические статусы по условию «предоплата получена» → «в ожидании поставки». Для учёта остатков интегрируйте CRM с POS и складом, см. интеграция CRM и POS для учёта продаж и остатков.
Управление остатками и резервацией — пример магазина одежды в Могилёве
Сценарий: в Могилёвском магазине популярны размеры, которые быстро уходят. Надо не блокировать весь остаток и не обманывать клиентов.
Что сделать:
- Настроить лимит резерва на единицу товара: резервировать не более N штук от партии для предзаказов.
- Вести видимость наличия в карточке товара: «в наличии», «под заказ», «ожидается XX.XX.2026».
- Использовать прогноз спроса для планирования закупок и сокращения доли бэк‑ордеров.
Как сделать в CRM: установить правила автоматической резервации и оповещений при достижении минимального остатка; подключите инструменты прогнозирования спроса для планирования заказов, см. прогноз сезонного спроса и план закупок в RetailCRM.
Коммуникация с клиентом и обслуживание предзаказа — пример салона красоты в Бресте
Сценарий: салон продаёт профессиональную косметику под заказ и хочет удерживать клиента при длительной поставке.
Что сделать:
- Оповещать клиента о каждом шаге: принят предзаказ, поступление на склад, готов к выдаче.
- Разделить шаблоны сообщений для предоплаты и для отложенных заказов без предоплаты.
- Предлагать альтернативу: похожий товар на складе или скидку за ожидание.
Как сделать в CRM: создать автоматическую цепочку уведомлений с триггером по смене статуса заказа. В шаблоне указывайте прогнозную дату и контакт менеджера для вопросов.
Типичные ошибки
- Нет чёткого статуса «предзаказ» — менеджеры путают с обычными заказами.
- Резервируют весь приходящий объём товара, блокируя продажи для магазинов‑партнёров.
- Не фиксируют предоплату в карточке заказа, отчёты по обороту и остаткам некорректны.
- Не сообщают клиенту сроки и правила возврата — клиенты теряют доверие.
- Отсутствие интеграции с учётом остатков приводит к двойным продажам.
3 шага, которые можно сделать сегодня:
- В RetailCRM создать статус «Предзаказ» и шаблон письма/смс с датой поставки.
- Определить правило резервирования (сколько штук резервировать на предзаказы) и добавить поле «предоплата» в заказ.
- Назначить правило уведомлений: когда предзаказ переведён в «в пути» — отправлять сообщение клиенту.
Полезные ссылки: интеграция CRM и POS для учёта продаж и остатков, прогноз сезонного спроса и план закупок в RetailCRM.