Это инструкция по настройке в RetailCRM уведомлений о низких остатках и простых сценариев автоматического формирования заявок на пополнение. Зачем это нужно: уменьшить количество «нет в наличии», сократить ручную работу закупщика и держать оборотный капитал в BYN под контролем.
Как рассчитать минимальный запас и точку заказа
Пример: небольшой продовольственный магазин в Мозыре имеет постоянный спрос на хлеб и молоко, но большие сезонные колебания по кондитерским изделиям. Для хлеба нужно держать минимальный запас стабильный, для кондитерки — гибкий.
Как сделать:
- Возьмите продажи за последние 60–90 дней по каждой позиции. Для стабильных SKU используйте среднее дневное потребление, для сезонных — медиану по аналогичным периодам прошлого года.
- Определите среднее время поставки от поставщика в днях (lead time). Минимальный запас = среднее дневное потребление × lead time + запас безопасности (обычно 1–2 дня для быстрых SKU или процент от среднего для медленных).
- Разбейте ассортимент по приоритету (A/B/C). Для этой задачи пригодится анализ ассортимента ABC/XYZ в RetailCRM — он подскажет, какие позиции контролировать в первую очередь.
Настройка триггеров и уведомлений в RetailCRM
Пример: салон красоты в Вилейке использует расходные материалы (шампуни, перчатки). Ответственный закупщик в городе работает неполный день, поэтому важно, чтобы уведомления приходили на почту и в Telegram.
Как сделать:
- Добавьте в карточку товара поле «Минимальный остаток». Для серийных номеров и наборов используйте отдельные поля.
- Создайте правило автоматизации: если остаток ≤ минимального, формируется уведомление с SKU, текущим остатком и рекомендованным количеством пополнения.
- Настройте канал доставки уведомления: email, внутренняя заметка в карточке заказа, web‑hook в локальный мессенджер. В тексте указывайте поставщика и lead time, чтобы закупщик видел очередность действий.
Автоматическое создание заявок и межмагазинные перемещения
Пример: сеть из трёх магазинов в Гомеле и Бресте. В одном магазине товар заканчивается, в другом есть излишек. Автоматизация помогает закрыть дефицит через внутреннюю поставку вместо срочной закупки у внешнего поставщика.
Как сделать:
- Настройте в RetailCRM правило: при падении ниже min‑запаса генерируется внутренняя заявка на перемещение. В заявке указывайте источник (магазин‑донор) и приоритет.li>
- Настройте ежедневную консолидацию заявок, чтобы система собирала все потребности и предлагала оптимальный маршрут пополнения. Для этого полезна инструкция по межмагазинные перемещения и консолидация запасов в RetailCRM.
- Добавьте согласование ответственного: автоматическая заявка не отправляется на склад, пока менеджер не проверит количество и перевозку, если сумма превышает установленный порог в BYN.
Контроль и корректировка настроек через аналитику
Пример: интернет‑магазин одежды в Минске видит высокие пики продаж в распродажные недели. Стандартные минимальные остатки приводят к излишним закупкам до акции.
Как сделать:
- Запланируйте еженедельные отчёты по KPI: процент отсутствующих позиций, средние дни запаса, оборот по категориям. Сравнивайте с прошлым периодом.
- Используйте сегментацию SKU: для быстрых товаров ставьте более частые проверки и меньшие партии, для медленных — реже и крупнее.
- Пересматривайте min‑запасы после крупных акций или сезонных изменений, чтобы не накапливать лишний товар в BYN.
Типичные ошибки
- Постановка одного одинакового минимального остатка для всех SKU без учёта скорости продаж.
- Игнорирование lead time поставщика: уведомления приходят слишком поздно.
- Отсутствие проверки предложенных авто‑заявок: автоматизация создает лишние запасы.
- Неучёт сезонности и акций при вычислении min‑запаса.
- Неправильная синхронизация между магазинами: запасы считаются двойными или не учитываются вовсе.
3 шага, которые можно сделать на неделе:
- Посчитать средние дневные продажи для 30–50 популярных SKU и записать lead time по каждому поставщику.
- Внести поле «Минимальный остаток» в карточки этих SKU и настроить простое правило уведомления при падении ниже порога.
- Запустить одну внутреннюю заявку на перемещение для проверки процесса согласования и доставки между магазинами.
Полезные ссылки: руководство по межмагазинным перемещениям и инструкции по анализу ассортимента доступны в материалах по управлению запасами.